ІT & O: ДСТУ 4163:2020: 10 найважливіших нововведень

Сферою застосування ДСТУ 4163:2020, на відміну від ДСТУ 4163:2003, є організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, тобто стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (паперовий, електронний).

ДСТУ 4163:2003 не поширювався на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

В ДСТУ 4163:2020 змінився склад реквізитів документів, а саме: наразі ДСТУ 4163:2020 не передбачає використання такого реквізиту як "зображення нагород", змінилась нумерація реквізитів, новим у переліку є реквізит 28 "відмітка про ознайомлення з документом". Незважаючи на зазначені зміни у складі реквізитів, загальна кількість реквізитів залишилась незмінною - 32.

Новим є деталізація складу довідкових даних про юридичну особу, а саме деталізація складу реквізитів поштової адреси - встановлено чітку послідовність реквізитів: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Також ДСТУ 4163:2020 передбачив допустимість зазначення у довідкових даних двох адрес: юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для листування), якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу.

Важливим є закріплення в ДСТУ 4163:2020 вимоги щодо відповідності місця складення документа найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором об'єктів адміністративно-територіального устрою України.

Наприклад: м. Дніпро; смт Гостомель Київської області; с-ще Степове Фастівського району Київської області; с. Березівка Макарівського району Київської області. Однак, у разі зазначення в цьому реквізиті столиці "Київ" скорочення "м." не застосовують.

Мусимо зауважити, що згаданий фахівцями Мін'юсту КОАТУУ - вже не чинний, замість нього діє https://ips.ligazakon.net/document/FN065922... (КАТОТТГ).

Також в ДСТУ 4163:2020 чітко зазначено, що датуванню підлягають усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме:

- віза,

- резолюція,

- відмітка про засвідчення копії документа,

- відмітка про надходження документа до юридичної особи,

- відмітка про виконання документа та відмітка про ознайомлення з документом.

При застосуванні у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифрового способу зазначення дат ДСТУ 4163:2020 передбачив проставляння нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Деталізованими є положення в ДСТУ 4163:2020 щодо реєстраційного індексу документа, а саме стандарт передбачив склад реєстраційного індексу, спосіб відокремлення складових частин реєстраційного індексу одна від одної, навів наочні приклади.

Суттєвими стали і зміни у складі реквізиту "підпис".

ДСТУ 4163:2020 встановив, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім'я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалось в ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються.

Важливими є положення ДСТУ 4163:2020, що пов'язані із забезпеченням функціонування української мови як державної.

Стандарт 2020 року встановлює, що документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.

Окрім зазначеного, вагомими змінами ДСТУ 4163:2020 стали вимоги до виготовлення документів, а саме вимоги щодо використання шрифтів розмірами 8-12, 12-14 та 14-16, використання міжрядкових інтервалів та дотримуватися відповідних відступів від межі лівого поля документа.

Новими є і вимоги щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.